Le groupe Pénélope est spécialisé dans l’accueil des visiteurs en entreprise et lors d’événements. Il propose également de l’animation commerciale et des services de centres d’appels. Depuis 2015, il déploie un ERP en mode SaaS pour organiser le travail de ses hôtesses et hôtes. Cette évolution est menée par une équipe réduite de cinq personnes, qui doit quotidiennement répartir son travail entre production et développement.
Rencontre avec Didier Pawlak Directeur des Systèmes d’Information du groupe Pénélope
Comment se déroule votre projet de transformation numérique ?
Didier Pawlak : Pour délivrer tous nos services, le groupe Pénélope a d’abord développé un système d’information en interne. L’équipe informatique a notamment réalisé des outils de planification d’activités, qui permettent d’organiser le travail de nos collaborateurs. Des programmes de paie, de comptabilité (fournisseurs/clients) et de recrutement ont également été développés. Cela représente le coeur du système d’information. D’autres applications sont également disponibles sur tablettes et en e-learning.
Notre équipe doit être multi-compétente et travailler à la fois sur la production, la maintenance et les développements
Nous avons décidé de migrer ces développements maison vers des progiciels standards du marché, de type ERP. Et depuis 2015, nous avons souhaité externaliser ces ERP pour les utiliser en mode SaaS. Ce projet ambitieux a été bouclé 2017 sous la direction de l’équipe informatique, dont j’ai la charge, qui se composait alors de quatre collaborateurs. Il s’agit d’une équipe multi-compétente, travaillant à la fois sur la production, la maintenance et les développements.
Comme dans de nombreuses PME et ETI, votre production informatique est intégrée à la DSI. Comment cette équipe réduite peut-elle assurer à la fois la production quotidienne et la migration vers les ERP ?
DP : C’est en effet une des complexités de ce projet. Avec une équipe réduite et multi-compétente, le risque est de délaisser la production pour avancer sur le projet de transformation. Et nous ne voulons pas franchir cette ligne rouge. Mais nous sommes trop peu nombreux pour séparer l’équipe en deux, avec une partie travaillant sur la production et une autre sur la transformation numérique. J’ai testé ce type de répartition dans une précédente expérience professionnelle. Cela peut fonctionner, mais plutôt avec une dizaine de collaborateurs. Avec seulement quatre personnes, il faut faire différemment. Notre solution consiste d’abord à optimiser au maximum l’organisation du travail de l’équipe. Chaque membre possède un planning précis indiquant ce qu’il doit faire chaque jour et où il en est par rapport à ses objectifs.
Nous misons sur une relation vertueuse avec les éditeurs
Ensuite, nous automatisons un maximum de processus pour nous libérer du temps. Par exemple : lorsqu’il y a des animations le week-end, l’animateur doit recevoir du matériel. La gestion de ce matériel était auparavant réalisée manuellement, sans tableau de suivi précis, ce qui prenait du temps. Cette gestion est désormais automatisée via une application web qui nous envoie simplement des comptes-rendus, ou nous prévient en cas de problème. Autre exemple : nous lancions régulièrement des sauvegardes de nos données à la main. Elles sont désormais toutes automatisées.
Quels autres leviers utilisez-vous pour vous répondre parallèlement aux enjeux de la production informatique et à ceux de la digitalisation ?
DP : Nous avons misé également sur une relation vertueuse avec les éditeurs d’ERP que nous déployons. Pour chaque collaboration, nos équipes et celles de l’éditeur doivent former un couple parfait. Il faut qu’ils s’entendent et se comprennent facilement. Une bonne relation avec les partenaires de la transformation numérique fait gagner beaucoup de temps. Nous avons donc aussi choisi les éditeurs pour leur capacité à bien comprendre nos contraintes et nos besoins.
Nous faisons participer RH, contrôle de gestion, agences locales…
Autre levier : nous faisons largement participer les métiers au projet, car ce sont eux qui doivent finalement s’approprier les nouveaux outils. Dans le groupe de travail dédié à la transformation numérique, nous avons donc, outre les équipes informatiques : des représentants du département RH, de la facturation, du contrôle de gestion, des opérations (en charge de la planification au quotidien) ainsi que des directeurs d’agences locales. En les mettant tous à contribution, nous gagnons également du temps de développement, que nous pouvons consacrer à la production.
Au final, cette transformation numérique de votre entreprise est-elle plutôt une menace ou une opportunité pour la production informatique ?
DP : C’est clairement une opportunité. La mise en place d’ERP standardisés, développés par des tiers, va libérer du temps à l’équipe informatique. Les principales évolutions des solutions se feront désormais en externe. Mon équipe pourra donc se consacrer à travailler sur d’autres sujets, par exemple sur le développement de nouvelles applications clients.
