Optimiser les communications internes représente un challenge majeur pour les organisations soucieuses de renforcer leur efficacité. Pour répondre à ces besoins fondamentaux, des entreprises de toutes tailles adoptent en nombre des solutions de communication unifiée. Le déploiement d’une solution de communication unifiée comme Skype For Business (ex Lync) dans une entreprise facilite le partage d’informations par les équipes grâce à l’acheminement optimal de l’ensemble des communications. En priorité, ce type de solution vise à fluidifier la collaboration en interne et à accélérer les processus de décision. In fine, ces solutions augmentent la productivité de toute l’organisation.
Cependant, sans un apprentissage adapté, les utilisateurs ne bénéficient pas pleinement des avantages multiples intégrés dans les outils de type Skype for Business. A l’heure du cloud, peu de collaborateurs gardent la nostalgie des bureaux encombrés de combinés et de lignes fixes statiques.
Pendant plusieurs mois, Lucernys a accompagné le déploiement de Skype for Business, auprès d’une entreprise de service composée de 9.000 collaborateurs répartis sur 220 sites. Retour d’expérience avec Salma Berrada chef de projet sur l’intégration de la solution à très grande échelle.
Une interface complète.
Une solution de communication unifiée enrichit les fonctionnalités de collaboration. Elle fournit une interface commune à l’ensemble des outils de communication utilisés quotidiennement par les collaborateurs. Sous un aspect plutôt ludique, l’interface propose la téléphonie, la messagerie instantanée, le partage de documents, le service de visioconférence, la mobilité avec la prise de contrôle à distance, la conversation en groupe, etc…
Des avantages vertueux pour l’entreprise.
Un numéro de téléphone attribué à chaque collaborateur l’accompagne désormais dans tous ses déplacements. L’application mobile
Skype For Business offre les mêmes fonctionnalités que sur PC. En facilitant la mobilité, les solutions de communications unifiées renforcent la souplesse des organisations.
L’abandon des anciennes infrastructures téléphoniques au profit de Skype for Business, génère des économies importantes.
L’économie attendue d’une substitution d’un service RTC à un service Trunk SIP est de l’ordre de 40%.
Dans le cas de l’intégration de Skype for business sur une grande envergure, le déploiement d’une solution TEM (Télécom Expense Management) permet de maîtriser finement les usages, les consommations liées et la facturation. Un outil TEM garantit l’accès à la mesure fine des économies dégagées, avec le suivi des consommations réelles et une vision globale des contrats pour chaque opérateur. Des tableaux de bord facilitent la compréhension de l’évolution des niveaux de dépenses télécom.
En amont de l’implémentation.
La définition des prérequis lors de la phase de préparation, garantit le juste dimensionnement de l’infrastructure pour les volumes d’appels prévus sur chaque site.
La phase de test sur un site pilote est fondamental pour démontrer la faisabilité du déploiement et rassurer l’ensemble des sites. Le choix des sites pilotes doit réalisé attentivement par le comité de pilotage, en prenant notamment en compte le nombre d’utilisateurs et la diversité des métiers.
Comme pour le déploiement des autres sites, la phase de test du site pilote requiert le même niveau et type de préparation. L’installation de la solution dans l’environnement de production, implique le chargement de l’historique de données, la configuration des accès pour chaque utilisateur, la mise en place d’une assistance opérationnelle, la formation des utilisateurs et leur accompagnement dans la durée.
L’introduction d’une solution de communication unifiée comme Skype for business dans une organisation modifie fortement les habitudes de travail des équipes.
Dans un premier temps, ce bouleversement peut être perçu négativement par les collaborateurs.
C’est pourquoi, l’accompagnement au changement est nécessaire en amont puis pendant la phase de déploiement. Une présentation auprès de chaque site de l’ensemble des fonctionnalités offertes, et la démonstration détaillée de l’utilisation de l’interface, augmentent fortement le niveau de compréhension et le degré de satisfaction des utilisateurs. Certains niveaux de hiérarchie – le secrétariat par exemple – exigent une version spécifique de Skype for business beaucoup plus riche et adaptée à leurs besoins. Cela exige également un niveau de formation adéquat.
Pour les entreprises avec des sites nombreux avec lesquelles nous travaillons, nous constatons qu’un trimestre complet d’utilisation est nécessaire pour que les équipes adoptent pleinement les nouvelles habitudes de communication.
Indiscutablement, l’ampleur du changement implique un temps d’apprentissage et d’adoption incompressible.
Dès lors qu’elle est utilisée pleinement par ses utilisateurs, une solution de communication comme Skype for business présente des atouts nombreux pour faciliter et valoriser davantage le travail en équipe.
