La réussite du rapprochement des systèmes d’information est essentielle au succès d’une fusion. Ce chantier ambitieux, mais nécessaire, est l’occasion de confronter les fonctionnements de chaque organisation pour gagner en compétitivité et de moderniser les processus à l’heure de la transformation numérique…
C’est une évidence, une fusion d’entreprises est toujours un défi humain, organisationnel et technique. Pourtant, ce n’est malheureusement souvent qu’après la signature de la fusion que les équipes managériales réalisent l’immensité du chantier qui les attend pour unifier non seulement les unités métiers, mais plus encore leurs cultures et leurs processus.
Dès lors, le succès d’une fusion dépend en grande partie de l’intégration des forces et ressources IT parce que, dans la plupart des secteurs d’activité la synergie des forces opérationnelles ne se concrétisera pas sans l’unification des systèmes d’information. Pire, c’est souvent cette unification qui, au final, rythme la roadmap concrète et effective de la fusion.
Le problème, c’est que la consolidation des assets IT est sans doute l’un des challenges les plus complexes que l’on ait à relever, même dans le cadre d’entreprises de petite taille. Cela s’explique notamment par le fait que, pour un secteur d’activité identique, les historiques, les visions, les pratiques, les processus et les besoins varient fortement, conduisant à des choix IT très différents.
Unifier, applications, outils et savoir informationnel…
Le défi ne se limite en effet pas uniquement à la consolidation des serveurs, du stockage et du réseau, ce qui est déjà en soi une tâche ardue. Il s’étend à l’unification des applications et des outils mis à disposition des collaborateurs ce qui implique à coup sûr un travail très complexe sur l’intégration et la consolidation des bases de données et du savoir informationnel des deux entreprises et impacte lourdement les processus existants.
Car le manque d’intégration et de synchronisation au travers de l’infrastructure IT résultante peut considérablement perturber et ralentir le fonctionnement des opérations au quotidien. Sans intégration de l’ERP ou des contrôles financiers, les duplications et les erreurs ne cessent de se multiplier. Sans intégration des outils de communication et du CRM, la nouvelle entité ne peut afficher un visage uni et cohérent à ses partenaires, fournisseurs et clients.
Pour aider les DSI dans une telle fusion, il existe différentes méthodologies (notamment pour garantir le bon déploiement de l’infrastructure réseau) et différentes stratégies s’appuyant sur le potentiel de la virtualisation et du « Software Defined Everything » par exemple.
Mais au-delà des méthodologies et des stratégies, l’intégration des systèmes IT repose, sur le fond, sur des piliers bien connus à défaut d’être bien maîtrisés…
L’impact humain, une préoccupation phare
Différentes études montrent que la première raison pour laquelle une fusion n’atteint pas les objectifs attendus n’est autre que le clash culturel qu’elle engendre le plus souvent. La culture d’une entreprise est le socle sur lequel repose le comportement des collaborateurs, les valeurs partagées, les stratégies d’approche face aux problématiques. C’est à la fois l’identité et l’histoire de l’entreprise. D’où le frein qu’elle peut constituer lors d’une fusion qui bouleverse à la fois l’identité et l’histoire des deux entités. Référence plus ou moins inconsciente, elle dicte sa dynamique à l’investissement personnel et la productivité de chaque collaborateur.
Définir une vision commune
Bref, toute fusion impose une réflexion préalable pour définir la culture que l’on cherche à construire. Celle-ci peut s’élaborer en premier au niveau même des équipes informatiques.
L’unification des systèmes d’information passe d’abord par une unification des DSI et des équipes IT. La DSI résultante doit commencer par définir une vision commune à laquelle toutes les équipes pourront adhérer et se conformer.
Faire un état des lieux
Une fois la vision commune établie, il faut réaliser un inventaire détaillé du patrimoine IT afin d’avoir un état des lieux objectif de la situation et des moyens à disposition. Car le manque de visibilité est un frein majeur et récurrent à toute tentative d’unification des systèmes d’information.
Une fusion est une opportunité de rediscuter des contrats
Cet inventaire doit évidemment être matériel (afin notamment de déterminer quels serveurs peuvent supporter tel ou tel workload, quels matériels seront à upgrader et quels autres seront à mettre au rebut), mais aussi logiciel. N’oubliez pas que les licences ne se transfèrent pas toujours. Une fusion est donc aussi une opportunité de rediscuter les contrats à la baisse.
Cet inventaire matériel et logiciel permet dans un premier temps de bien identifier quels sont les systèmes critiques et quels sont ceux plus accessoires. Pouvoir dans un premier temps focaliser son attention sur les seuls éléments critiques tend à simplifier et fluidifier l’intégration des systèmes.
Planifier méticuleusement…
Ces éléments à disposition, il devient plus aisé de prendre les décisions qui s’imposent et de décider ce qui peut être convergé/combiné et ce qui ne peut pas l’être. D’une manière générale, les réflexions suivront trois pistes : étendre l’une des solutions existantes à toute la nouvelle entité fusionnée, conserver un temps deux solutions surtout lorsqu’elles ne sont pas critiques à l’activité, ou tracer de nouvelles voies et processus dans le cadre de la transition numérique et d’une modernisation des outils. Les choix se feront en phase avec les objectifs métiers et dans le sens de la vision stratégique définie au départ.
Identifier les risques en amont
Il est aussi important d’identifier très tôt les risques encourus et d’imaginer les pires scénarios afin de guider les choix et décisions de façon constructive.
Il n’y a plus ensuite qu’à planifier chaque projet en fonction de sa criticité et en se focalisant sur sa concrétisation rapide par des processus itératifs impliquant les métiers.
…mais agir rapidement
Car une bonne pratique édicte que tout processus d’intégration (de deux éléments, quels qu’ils soient), s’il ne doit pas se faire dans la précipitation, doit cependant se concrétiser très rapidement dès lors qu’il a débuté. Car toute intégration partielle ou en suspend tend à soulever un nombre croissant de problèmes (notamment de synchronisation) au fil des jours, ce qui ne rend que plus complexe encore l’intégration.
Fusionner la communication
Parmi les premières unifications à réaliser rapidement on citera celles des domaines email, celle des annuaires de services, celles des listes de clients, partenaires et fournisseurs, etc. Ces premières unifications sont essentielles pour offrir un visage uni de l’entreprise au monde extérieur, mais aussi pour rapidement mettre la communication interne au diapason. Dans une fusion, la communication entre les entités, entre les équipes, entre les collaborateurs est fondamentale.
Des outils de nouvelle génération comme Office 365 Teams ou Slack permettent de créer une dynamique « Team Building » plus aisément en engendrant de nouvelles discussions, en favorisant la découverte des compétences au sein de la nouvelle entité fusionnée, en fluidifiant les partages et les échanges d’information. etc. Les adopter peut activement contribuer à imposer une nouvelle culture d’entreprise commune et accroître les chances de succès de la fusion.
Unifier l’information
L’un des challenges les plus complexes à résoudre réside dans l’unification du patrimoine informationnel des deux entreprises. Unifier l’ERP, le CRM et les outils des ressources humaines sont des chantiers d’autant plus critiques qu’ils imposent un vocabulaire commun, une cartographie maîtrisée des données, et la nécessaire mise en place d’un référentiel commun.
GDPR et autres régulations invitent aujourd’hui les entreprises à mettre en œuvre une gouvernance « 2.0 » de la donnée qui s’avère parallèlement un véritable atout pour réussir l’unification des systèmes d’information en cas de fusion.
Cette gouvernance est d’autant plus utile qu’elle aidera considérablement à l’inévitable et indispensable redéfinition des règles de sécurité et de conformité.
En outre, différentes techniques de Machine Learning peuvent aujourd’hui venir à la rescousse pour analyser les documents et les informations afin d’accélérer les processus de classement des documents bureautiques par exemple.
S’appuyer sur le cloud
De par leur accessibilité universelle, leur élasticité, et leur facturation à la demande, les technologies cloud s’imposent comme des facilitateurs d’intégration des systèmes d’information et de fusion des processus. Le Cloud procure souplesse et agilité. Il diminue surtout l’impact des risques ce qui donne droit à l’erreur. Il tend également à libérer les énergies des problématiques bassement matérielles et applicatives.
Les solutions SaaS – comme celles évoquées préalablement (Teams, Slack, …) – peuvent être adoptées et instantanément déployées indépendamment des existants. En outre, les solutions iPaaS (Integration Platform as a Service), à l’instar de Dell Boomi, Anypoint, Mulesoft, Informatica, Azure Logic Apps, conçues à l’origine pour simplifier l’intégration du Cloud avec l’existant applicatif, se révèlent elles aussi très utiles dans un contexte de fusion et d’unification des systèmes d’information. Les solutions d’automatisation sans codage telles Microsoft Flow, IFTTT ou Zapier sont elles aussi des facilitateurs dans l’automatisation et l’unification des processus.
On retiendra au final que, dans toute fusion d’entreprises, il est fondamental que les équipes dirigeantes ne négligent ni ne sous-estiment le temps et le coût associé à l’unification des applications, des infrastructures et des organisations IT. Le challenge est de taille. Il nécessite une vision commune, des objectifs clairement définis, une planification méticuleuse et une DSI efficace, agile et pratique dans ses décisions. Mais de l’unification réussie des systèmes d’information découle la réussite de la fusion, c’est-à-dire la performance de l’entreprise résultante et sa capacité à se révéler plus compétitive
